ANY QUESTIONS? CALL US:+84 974 96 96 23

Hướng Dẫn Sử Dụng Các Công Cụ AI Nội Bộ - iae GLOBAL Việt Nam
iae GLOBAL

CỔNG HƯỚNG DẪN AI NỘI BỘ

TRA CỨU INSIGHT & CẬP NHẬT DỮ LIỆU THÔNG TIN

DÀNH RIÊNG CHO iae GLOBAL Việt Nam

PHẦN 1: CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ

Hệ thống AI nội bộ được thiết kế đặc biệt giúp Tư vấn viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tự động hóa trích xuất dữ liệu và đảm bảo tư vấn thông tin chuẩn xác cho học sinh.

Lưu ý 1: Luôn chọn mô hình "Pro"

Khi truy cập vào các công cụ AI, NÊN chọn mô hình "Pro" ở menu thả xuống thay vì "Nhanh" (Flash) để AI quét trọn vẹn dữ liệu.

Lưu ý 2: Bảo Mật Dữ Liệu

Các AI được phân quyền dựa trên email làm việc. BẮT BUỘC đăng nhập Gemini bằng email nội bộ. Mọi không gian đều riêng tư và độc lập.

Tra cứu cốt lõi

1. AI Tra cứu (Bà Én)Bà Én

Trợ lý ảo giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng các học bổng, deadline, và bí quyết làm bài luận (insight) dựa trên cơ sở dữ liệu độc quyền của iae GLOBAL.

Hỏi Bà Én Ngay
Cập nhật thông tin

2. Tool Update Thông Tin

Cổng tiếp nhận thông tin mới. Nơi bạn dán nội dung các chính sách để "dạy" cho AI, đảm bảo dữ liệu nội bộ luôn được cập nhật liên tục (realtime).

Mở Tool Update

3. AI Text Hóa
Thông Tin

Công cụ bóc tách tài liệu siêu tốc. Giúp trích xuất thông tin học bổng tự động từ PDF, Ảnh, hay Ghi âm.

Mở Công Cụ

4. Hệ thống
Cảnh báo Rủi ro

Quản lý rủi ro hồ sơ. Giúp tư vấn viên nhìn ra ngay học sinh có vấn đề gì cần lưu ý để kịp thời xử lý.

Mở Tool

5. Quản lý Team:
iae Master Hub

Tra cứu sự kiện sắp diễn ra và phân công công việc nội bộ. Dành riêng cho Team Leader theo dõi & quản lý.

Mở Master Hub

PHẦN 2: CÁCH ĐẶT CÂU HỎI (PROMPTING) TỐI ƯU

Công Thức Chuẩn (Click Copy)

[Bối cảnh/Hồ sơ] + [Quốc gia/Trường/Ngành] + [Thông cải cần tìm] + [Nguồn dữ liệu tra cứu] + [Lập câu trả lời thành bảng biểu trực quan]

Mẫu ví dụ tổng hợp:

Học sinh đang học lớp 11 GPA9.0 IELTS 6.5 cần tìm trường mạnh ngành truyền thông báo chí, học bổng tốt, budget 1 năm 800 Triệu ưu tiên Úc và Mỹ. Tìm trường phù hợp ưu tiên trong data nội bộ nếu không có thì tìm nguồn bên ngoài nhưng phải dẫn chứng link. Lập câu trả lời thành bảng

1. Tìm kiếm Học bổng & Deadline
HỎI SAI: "Có học bổng nào ở Úc không?"
HỎI CHUẨN: (Click copy để dùng ngay)

Hãy liệt kê các học bổng Thạc sĩ ngành Data Science tại các trường Group of Eight (Úc) đang mở đơn. Cho biết deadline nộp hồ sơ của từng trường trong năm nay.

2. Tìm kiếm Điều kiện (Matching Profile)
HỎI SAI: "GPA 7.5 xin được học bổng nào?"
HỎI CHUẨN:

Học sinh có GPA 7.5, IELTS 6.0, muốn học Cử nhân Marketing tại Anh. Dựa vào dữ liệu, hãy tìm 3 học bổng có khả năng đậu cao nhất và nêu rõ điều kiện duy trì học bổng qua các năm.

3. Tìm kiếm Insight (Bí kíp chốt sale / làm hồ sơ)
HỎI SAI: "Trường Macquarie dễ xin học bổng không?"
HỎI CHUẨN:

Trích xuất insight từ dữ liệu nội bộ về kinh nghiệm xin học bổng $10,000 của trường Macquarie University. Hồ sơ cần nhấn mạnh điểm gì ở bài luận để gây ấn tượng với trường này?

Mẹo Nâng Cao & Lưu ý Quan trọng

  • Yêu cầu định dạng: Thêm câu "Trình bày dưới dạng bảng gồm: Tên trường, Học bổng, Giá trị..." để dễ đọc.
  • Chỉ định nguồn & Đối chiếu: Luôn yêu cầu AI "Chỉ tìm trong data nội bộ. Nếu tìm nguồn bên ngoài BẮT BUỘC dẫn chứng link."

Phần 3: Quy trình cập nhật thông tin

Để đảm bảo kho dữ liệu luôn "sống", chính xác và hỗ trợ tối đa cho việc tra cứu, đội ngũ iae đã phát triển bộ đôi công cụ đắc lực. Mục tiêu là giúp các Tư vấn viên dễ dàng, nhanh chóng số hóa và lưu trữ mọi thông tin mới nhất sau mỗi buổi training hoặc từ thông báo của trường.

1. Tool Update Thông Tin

Tiếp nhận dữ liệu dạng văn bản (text). Bạn chỉ việc Copy nội dung Zalo/Email thô và Paste. Tool sẽ tự động dùng AI để phân tích và đẩy lên cơ sở dữ liệu nội bộ một cách chuẩn xác.

2. AI Text Hóa Thông Tin

Xử lý các định dạng phức tạp: PDF, Ảnh, Âm thanh, Video... Đính kèm file, AI tự động chuyển thành text quy chuẩn để bạn dán vào Tool Update.

💡 Cơ chế ghi đè thông minh:Hệ thống tự động nhận diện thông tin trùng lặp và ghi đè bản mới nhất. Yên tâm thao tác mà không lo làm rác dữ liệu!

Lưu ý bắt buộc về Dữ liệu Đầu vào

Tool update thông tin CHỈ NHẬN DỮ LIỆU DẠNG TEXT (VĂN BẢN). Nếu thông tin từ trường gửi về là các đoạn chat Zalo, Email... bạn có thể copy paste trực tiếp.

Trường hợp là File PDF, file excel, file ghi âm, recording training...

Bắt buộc phải mở công cụ AI TEXT HÓA THÔNG TIN, tải file lên để AI đọc và chuyển thành văn bản (text). Sau đó mới dùng đoạn text đó dán vào Tool update.

Hướng dẫn Thao tác

Mở Tool Update
1
Nhập liệu & Kích hoạt AI điền form

Dán (Paste) dữ liệu dạng Text vào ô "PHÂN TÍCH NỘI DUNG BẰNG AI". Sau đó bấm nút màu xanh lá cây bên dưới để AI tự động trích xuất thông tin.

GEMINI TỰ ĐIỀN FORM
2
Chọn Quốc Gia

Hệ thống yêu cầu bạn phải chọn QUỐC GIA bằng tay từ menu thả xuống (Dropdown) để đảm bảo phân loại dữ liệu chính xác nhất.

Australia (AU)
3
Kiểm tra thông tin đã tự động điền

Lướt qua các ô Tên trường, Học bổng, Giá trị, Hạn nộp, Ngành, Ranking... để xem AI đã bóc tách đúng thông số từ đoạn văn bản chưa.

4
Thêm thông tin Insight (Nếu có)

Nếu trường có những bí kíp apply riêng, lưu ý đặc biệt, hoặc các thông tin AI chưa quét hết, hãy gõ thủ công vào ô "GHI CHÚ RIÊNG (CỘT J)".

5
Hoàn tất Cập nhật

Bấm nút màu xanh dương cuối màn hình để chính thức lưu thông tin lên cơ sở dữ liệu nội bộ của hệ thống.

CẬP NHẬT LÊN GOOGLE SHEETS

Bằng việc cập nhật thường xuyên, chúng ta đang xây dựng kho tàng tri thức vô giá cho iae GLOBAL!

© Internal Use Only - iae GLOBAL Vietnam

Đã copy công thức!